Menu Sluit

Enexis FeniX – Business Implementatie – Chris van Houten

Enexis FeniX – Business Implementatie

De naam Enexis komt je wellicht bekend voor, zeker als je in de provincies Groningen, Drenthe, Overijssel, Noord-Brabant of Limburg woont. Daar is Enexis Netbeheer, als onderdeel van de Enexis Groep, namelijk verantwoordelijk voor een groot deel van de Nederlandse gas- en elektriciteitsvoorziening. Waar Enexis Groep een collectief is van organisaties, dat zich onder andere bezighoudt met maatschappelijke vraagstukken zoals: de toekomst van energie, het stimuleren en het coördineren hiervan, richt Enexis Netbeheer (hierna: Enexis) zich uitsluitend op het net. Hierbij valt te denken aan: het aanleggen van het energienetwerk en het beheer, onderhoud en de ontwikkeling hiervan, het plaatsen van slimme meters, het transport van gas en elektriciteit naar bedrijven en woningen en het verhelpen van storingen. Enexis is geen kleine jongen in het energielandschap. Om een indruk te geven: de organisatie telt zo’n 4.200 medewerkers en beheert ongeveer 5,1 miljoen klantaansluitingen.

 

Enexis is voortgekomen uit Essent, dat een geïntegreerd energiebedrijf is. Dit houdt in dat de organisatie een groot deel van de activiteiten in de productieketen uitvoert. Mede als gevolg hiervan heeft Enexis een complex ICT-landschap, dat door fusies en splitsingen geworden is wat het vandaag de dag is. Om die complexiteit te reduceren en tevens een aantal strategische doelstellingen met betrekking tot het verbeteren van de efficiency en het verhogen van de klanttevredenheid te realiseren, is het EneXt programma geïnitieerd.

De ambitie die Enexis nastreeft met EneXt is groot: het programma raakt nagenoeg alle bedrijfsonderdelen en primaire processen. Met EneXt wordt het huidige ICT-landschap bijna geheel vernieuwd en een groot aantal applicaties vervangen of uitgefaseerd. Grofweg kan EneXt verdeeld worden in twee deelprojecten:

  • FeniX
    • Werkmanagement (Tactische en operationele planning, ketenbesturing, dispatch,  operationele afhandeling, keten workflow)
    • SAP S/4 HANA (SAP ERP Core: administratie projecten en orders, uren, materialen, diensten, financiële verantwoording, etc.)
  • GEN project
    • GEN als Master Asset Register
    • Alle asset data van huidige SAP kopiëren naar GEN
    • Opschonen datamodel en business impact

Door de versnippering van de afgelopen 15 jaar, is ervoor gekozen om het huidige SAP R/3 ERP systeem te vervangen door SAP S/4 HANA (als onderdeel van FeniX). Werkmanagement betreft alle individuele vestigingen en de operationele sturing daarvan. Het GEN project (samentrekking GIS-Enexis) tracht alle geografische data via één bron te ontsluiten: het Master Asset Register (MAR).

Voor wat betreft Business Implementatie is de aandacht nu vooral gevestigd op FeniX, en dan met name de implementatie van SAP S/4 HANA, omdat de livegang hiervan gepland staat op 1 januari 2020. Om te komen tot een succesvolle implementatie van S/4 HANA is er een aantal doelstellingen geformuleerd. Deze vormen voor het business implementatie team het uitgangspunt voor de oplevering van het Minimum Viable Product (MVP), welke op 1 januari 2020 geïmplementeerd dient te zijn. Deze doelstellingen zijn:

  • Zorgdragen dat Enexis medewerkers met het nieuwe systeem kunnen werken door inzicht te geven in het to-be proces en hoe daarbinnen met het systeem gewerkt kan worden;
  • Ondersteunen van de organisatie bij de aanpassing aan de nieuwe omstandigheden;
  • Zorgen dat voor invoering van het systeem benodigde acties tijdig belegd worden en informatie tijdig gedeeld wordt.

Het business implementatie team, waar ik onderdeel van uit maak, heeft tot doel de organisatie voor te bereiden, te faciliteren en te begeleiden bij de implementatie van de EneXt projecten. Om ervoor te zorgen dat systeem- en procesimplementatie enerzijds, en verandering in houding en gedrag anderzijds samen komen in een nieuwe manier van (samen)werken, hanteert business implementatie een werkwijze gestoeld op: weten, begrijpen, willen, kunnen en doen. Dit zijn in feite de fasen waar gebruikers doorheen gaan wanneer er gewerkt wordt met een nieuw systeem.

De implementatie van SAP S/4 HANA is ingedeeld naar een aantal hoofdprocessen. Een hoofdproces zegt iets over een groep samenhangende processen/functionaliteiten welke bij elkaar een component vormen voor het op te leveren MVP. Zo zijn budgetteren, banking en intercompany enkele voorbeelden van zulke hoofdprocessen. Voor ieder hoofdproces geldt dat er een business impact analyse (BIA) wordt uitgevoerd, die resulteert in een implementatieplan per afdeling. Hierin zijn onder meer de benodigde resources, interne communicatie en aansturing beschreven.

De komende maanden wordt een start gemaakt met de voorbereidingen van de daadwerkelijke business implementatie, waaronder het inrichten van afdelingsimplementatie teams en het voorbereidingen van de business change. Ik zal mij in deze vooral richten op het plannen, voorbereiden en doorgronden van de opleidingsbehoefte. Daarnaast maak ik samen met mijn team een uitgebreid stappenplan om, naar aanleiding van de BIA, de trainingen te organiseren.

In de laatste fase zal de focus dan liggen op de invoering van het project en het zogeheten cut-over moment: het moment van ingebruikname van SAP S/4 HANA. Vanaf 1 januari 2020 tot 1 januari 2022 worden de bedrijfsprocessen dan gefaseerd overgezet. Deze periode van twee jaar noemen we de ‘duale fase’: een fase waarin het oude en het nieuwe systeemlandschap naast elkaar draaien. Deze fase dient om de transitie zo beheersbaar mogelijk te maken.

Terwijl in de huidige fase wordt gewerkt aan het weten en begrijpen, zal het in de duale fase aankomen op het willen, kunnen en doen. Ik verwacht dat mijn werk in deze periode (vanaf begin volgend jaar) zal verschuiven naar nazorgwerkzaamheden, als ook het evalueren van de transitie.

Het is een uitdagend project waar vanuit verschillende disciplines met veel energie en plezier aan wordt gewerkt. Ik vind het dan ook een hele eer om hieraan te kunnen bijdragen!